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Comment rendre votre administratif attrayant ?

Pour beaucoup d’indépendants, cette partie secrétariat n’est pas celle qu’ils préfèrent.
Souvent énergivore et chronophage, ils ont tendance à la laisser de côté.
En faisant appel à une aide extérieure, ils peuvent se décharger de cette partie ou arriver à mettre en
place une méthodologie de travail ; ils gagent en temps et, parfois même, évitent des conséquences
qui peuvent être dramatiques.
Certains, par la suite, arrivent même à trouver cela presque amusant.

Voici quelques astuces pour rendre cet administratif attrayant.

1. S’organiser reste le maître-mot

Vous le savez, en tant qu’indépendant : être organisé est impératif pour arriver à jongler avec toutes
les tâches à réaliser.
Pourtant, le moment administratif passe souvent à la trappe ou s’impose quand la date ultime montre
le bout de son nez ou que la pile de papier risque de tomber du bureau.
Se prévoir un moment récurrent chaque semaine reste la meilleure façon de se créer une habitude et
d’éviter le tsunami de dernière minute.
Toujours le même moment et sans dépasser 2h ; au-delà, vous risquez de frôler l’overdose surtout si
vous n’aimez déjà pas ça.
Le matin est à privilégier : la forme sera là et en plus, la journée pourra continuer sur une note de
fierté d’avoir relevé ce défi !
Une boite ou un bac à courrier est à placer à un endroit stratégique et c’est, uniquement, là que tous
les courriers papiers entrants seront centralisés. Cela évitera ainsi de chercher partout l’un ou l’autre
document ou d’en perdre tout simplement.

2. Lister pour avoir une vision plus claire

Autant rendre ce moment attractif et faire cela dans les meilleures conditions : dans un endroit calme
et sans distractions, avec tout le nécessaire utile sous la main.
Cela commence par un tri entre le professionnel et le privé, et non pas entre ce qu’on apprécie et le
reste ; « Mme Procrastination” n’a qu’à bien se tenir.
Et ensuite, lister toutes les tâches, même les plus minimes, à faire (facturation, paiements, traitement
courriers / e-mails, etc.).

3. Éliminer les indésirables

Les publicités : on s’y désabonne ou on utilise le sticker “no pub” sur la boîte aux lettres (même la
Planète en sera ravie.) Les newsletters : le contenu n’est plus intéressant ? Plus lues ? Idem, on se désabonne. Plusieurs outils existent pour ça. Les enveloppes vides : poubelle aussi.
Il est préférable de digitaliser un maximum tous les documents reçus : il ne restera plus qu’à les
sauvegarder directement sur un serveur (disque dur externe, Cloud ou autres).
Et les paiements récurrents ; les automatiser ! Vive la domiciliation et l’ordre permanent ; la facture
suivra en version digitale et cela fera déjà ça en moins à traiter.
Besoin d’aide ? Besoin de conseils ? Pourquoi ne pas contacter un(e) spécialiste dans ce domaine ;
il/elle se fera un plaisir de vous guider et mettre en place les bons gestes avec vous.
Et toutes les tâches qui peuvent être déléguées ; pourquoi les garder ?
L’idéal est de les transmette à un professionnel dans ce domaine : le résultat sera atteint plus vite et
sera, parfois, meilleur.

Article écrit par Valérie Lisens, propulsé par La Branchée.


Qui est Valérie Lisens ?

Originaire de Bruxelles et avec 20 ans de carrière dans le monde bancaire, Office Management et
Management, j’ai déménagé, il y a 2 ans, dans le Brabant Wallon où se situe mon bureau.
J’ai la volonté de partager un maximum de mon savoir-faire en le mettant au service des
indépendants et TPE du Brabant Wallon, de la région namuroise, et même du Luxembourg belge,
depuis mon bureau ou sur place, chez le client.
Votre priorité est l’essor de votre business et de vous y épanouir.
Ma priorité : vous faire gagner du temps et de l’argent.
Comment ? En vous accompagnant ou en traitant pour vous votre partie administrative.

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